Ratgeber - In der heutigen Zeit ist die Digitalisierung ein wahrer Segen. Durch die elektronischen Möglichkeiten der Datenspeicherung kommt es zu einer deutlichen Zeitersparnis. Der Aufwand reduziert sich rapide und der Platzbedarf sinkt auf ein Minimum. Davon profitieren sowohl Privatpersonen als auch Firmen und Institutionen. Vor allem Unternehmer nutzen zunehmend diese Chance.
Schluss mit dem Papierkram
Das Gewerbe ist auch in Hamburg weiter auf Expansionskurs. Dadurch steigt der Datentransfer erheblich. Früher lagerten alle wichtigen Informationen in dicken Aktenordnern. Viele Firmen besaßen eigene Archive nur zur Aufbewahrung der Schriftstücke. Damit ist nun vielerorts Schluss. Es gibt zwar immer noch verschiedene Papiere, die unbedingt aufzubewahren sind, doch zahlreiche Aufzeichnungen lassen sich inzwischen komplett digital speichern. Dazu gehören beispielsweise die Daten der Mitarbeiter.
Digitale Personalakten für den raschen Überblick
Neben der digitalen Zeiterfassung bietet factorialhr.de digitale Personalakten, die die Arbeit in einem Unternehmen wesentlich vereinfachen. Eine Akte besteht aus allen Unterlagen und Daten, die für die Beschäftigung eines Arbeitnehmers wichtig sind. Es handelt sich somit um eine Art klassische Personalakte in elektronischer Form. Somit liegen Arbeitsverträge, Zeugnisse und weitere wichtige Dokumente nach dem Einscannen digitalisiert vor. Die elektronische Verwaltung ist einfacher und zeitsparender, denn der Aufwand reduziert sich erheblich. Dadurch haben die HR-Manager mehr Zeit, um sich wichtigeren Aufgaben zu widmen. Die automatisierten Prozesse sorgen für eine erhebliche Erleichterung in der Personalabteilung. Es ist nicht mehr nötig, Bewerbungsunterlagen und weitere Personaldokumente einzeln herauszusuchen, sondern die digitalisierten Daten sind mit einem Klick abrufbar. Das digitale Dokumentenmanagement schenkt den Personalverantwortlichen mehr Zeit und gehört aktuell zu den smartesten Lösungen für effektiv arbeitende Unternehmen.
Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Seit dem 1. Januar 2022 sind Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Das hat der Gesetzgeber bereits im Jahr 2020 festgelegt. Darunter fallen unter anderem Immatrikulationsbescheinigungen für Werkstudenten, Krankenkassenbescheinigungen bezüglich der Feststellung der Versicherungspflicht sowie Nachweise von Elternschaften. Seit Anfang 2023 müssen sämtliche Personalakten in digitaler Form vorliegen. Zu den Ausnahmen gehören einige wenige Dokumente, beispielsweise der Antrag für die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für Arbeitnehmer mit einem Minijob. Es ist bis zum 31. Dezember 2026 möglich, sich von der Führung elektronischer Unterlagen befreien zu lassen.
Was gehört alles zur Personalakte?
Obwohl der Aufbau der digitalen Personalakte gesetzlich nicht festgelegt ist, gibt es dennoch verschiedene Vorschriften. Krankheitsgründe und ärztliche Befunde gehören nicht in die Akte, weil diese Informationen der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen. Andernfalls bestimmt der Arbeitgeber, was in die Akte kommt und was nicht. Sinn macht beispielsweise die Speicherung der personenbezogenen Daten. Dazu gehören die Stammdaten der Mitarbeiter, unter anderem Namen, Anschriften und Geburtstage. Auch Lebensläufe, Zeugnisse und Bewerbungsunterlagen sowie Zertifikate und Weiterbildungen fallen in diese Kategorie. Zu den relevanten Verträgen gehören Ausbildungs- und Arbeitsverträge, aber auch Kündigungen, Abmahnungen und Vertragsänderungen. Die Steuerunterlagen umfassen die Daten für die Lohnsteuer, die Krankenkasse und Sozialversicherung sowie den Sozialversicherungsausweis. Auch die Gehaltsdaten mit den monatlichen Abrechnungen sind sicher aufzubewahren. Darüber hinaus enthält die digitale Personalakte Bescheinigungen, Urkunden, Führerscheinkopien, Ausweise und den Schriftverkehr mit dem Arbeitnehmer.
Fazit: Digitale Personalakten sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern sie bieten dem Arbeitgeber auch enorme Vorteile durch einen schnellen Zugriff und eine strukturierte Übersicht. dl